Tipps für die EU-Projektverwaltung

Die Förderung von EU-Projekten erfolgt über unterschiedliche Instrumente. Je nach Instrument und Förderlinie ergeben sich unterschiedliche Detailanforderungen an die Projektverwaltung. EU-Projekte im 7. Forschungsrahmenprogramm erfordern die regelmäßige Erstellung der folgenden Unterlagen:

 

Stundenzettel

Personal, das über ein EU-Projekt finanziert wird, muss seine Arbeitszeit nachweisen können. Die Arbeitszeit von Projektangestellten muss über Stundenzettel (Timesheets) zu 100% nachgewiesen werden. Eine von der EU akzeptierte Vorlage zum Arbeitszeitnachweise finden Sie im Downloadbereich in der rechten Spalte. Bei Fragen zum Ausfüllen der Timesheets wenden Sie sich an das EU-Referat.

 

Tätigkeits- und Managementberichte

Für jedes Projekt gibt es vertraglich vereinbarte Berichtsperioden (Reporting Periods). Für jede Berichtsperiode müssen (wissenschaftliche) Tätigkeits- und (finanzielle) Managementberichte erstellt werden. Zusätzlich müssen alle Projektausgaben einer Berichtsperiode in einem so genannten "Form C" dokumentiert werden. Für die Fertigung stellt die EU-Kommission on-line Tools zur Verfügung. Das EU-Referat kann Sie bei Bedarf bei der Verwendung dieser Tools unterstützen.

 

Auditzertifikate (Certificate on the Financial statements)

Für Projekte, die mehr als 375.000 € EU-Zuwendung erhalten, wird im Projektverlauf ein Auditzertifikat fällig. An der Universität Mainz wird dieses Zertifikat von einem externen Wirtschaftsprüfer erstellt. Setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit dem EU-Referat in Verbindung, damit die Erstellung des Zertifikates vorbereitet und koordiniert werden kann!

 

Im Downloadbereich in der rechten Spalte finden Sie ebenfalls:

• Allgemeine Richtlinien der EU-Kommission zur Berichterstattung
• Einen praxisorientierten Leitfaden zum EU-Projektmanagement (vom Bundesarbeitskreis der EU-Referent/innen in Zusammenarbeit mit KOWI)