Tipps für die EU-Projektverwaltung

Die Förderung von EU-Projekten erfolgt über unterschiedliche Instrumente. Je nach Instrument und Förderlinie ergeben sich unterschiedliche Detailanforderungen an die Projektverwaltung.

Stundenzettel / Arbeitszeitnachweise

  • Stundenzettel (Timesheets) dienen zum Nachweis der Arbeitszeiten von beschäftigten in EU-Projekten.
    Vorlagen hierfür finden Sie in unserem Downloadcenter.
  • Arbeitet eine Person aussschließlich im vollen Umfang ihrer vertraglich festgesetzen Arbeitszeit für ein EU-Projekt, reicht gegebenenfalls eine einmalig pro Berichtsperiode erstellte Bescheinigung (Declaration on a person working exclusively on a H2020 action). Auch diese finden Sie in unserem Downloadcenter. 

Das empfiehlt für alle Projekte das Führen von Stundenzettlen. Bei Fragen zum Ausfüllen der Vorlagen helfen wir gerne.

Tätigkeits- und Finanzberichte

  • Jedes Projekt hat vertraglich vereinbarte Berichtsperioden (Reporting Periods).
  • Hinweise dazu finden Sie in Ihrem Grant Agreement (Horizont 2020-Projekte: Artikel 20).
  • Für jede Berichtsperiode müssen in der Regel wissenschaftliche Tätigkeitsberichte (Technical Reports) und Finanzberichte (Financial Statements) eingereicht werden.
    Zusätzlich müssen alle Projektausgaben einer Berichtsperiode online in einer Übersicht dokumentiert werden. Für Erstellung der Reports stellt die EU-Kommission über das Participant Portal online Tools zur Verfügung.
    Die Finanzberichte entstehen jeweils im Zusammenspiel von dezentraler Projektverwaltung, Finanzabteilung und EU-Office. Bitte wenden Sie sich frühzeitig bei den zuständigen Stellen, wenn ein Finanzbericht ansteht.

Auditzertifikate (Certificate on the Financial statements)

Für Projekte, die in Horizont 2020 mehr als 325.000 € (direkte Kosten) EU-Zuwendung erhalten, wird im Projektverlauf ein Auditzertifikat fällig. An der JGU wird dieses Zertifikat von einem externen Wirtschaftsprüfer erstellt. Setzen Sie sich rechtzeitig mit dem in Verbindung, damit die Erstellung des Zertifikates vorbereitet und koordiniert werden kann.

Weitere Dokumente

Im Downloadcenter finden Sie ebenfalls

  • Allgemeine Richtlinien der EU-Kommission zur Berichterstattung
  • Einen praxisorientierten Leitfaden zum EU-Projektmanagement (erstellt vom Bundesarbeitskreis der EU-Referent/innen - BAK - in Zusammenarbeit mit KOWI)
  • eine interne Excel-Vorlage für die Berichtsvorbereitung

Das EU-Office führt regelmäßig gemeinsam mit der Finanzabteilung Fortbildungsveranstaltungen zur Projektverwaltung in EU-Projekten durch. Bei Interesse melden Sie sich bei uns.