Neues Kassenverfahren EKV-RLP
Unter der Federführung des Ministeriums der Finanzen wird derzeit die Einführung eines neuen einheitlichen Kassenverfahrens bei allen Landeskassen in Rheinland-Pfalz vorbereitet.
Der ursprünglich vorgesehene Einführungstermin zum 01.12.2011 musste verschoben werden, da das neue Verfahren bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht den Anforderungen genügte.Der Einführungstermin bei der Landeshochschulkasse ist aktuell für den 01.03.2013 vorgesehen.
Selbstverständlich müssen vor Umstellung auf das neue Verfahren mit den Vorverfahren, die bei der jeweiligen Kasse angeschlossen sind, umfangreiche Tests durchgeführt werden, damit gewährleistet ist, dass nach der Umstellung ein fehlerfreier Betrieb stattfindet.
Die notwendigen Tests dienen daher zur Prüfung, ob
- der Weg von den Vorverfahren zum EKV-RLP fehlerfrei ist (Stichwort: Gateway R2),
- die Kassenanordnungen der Dienststellen fehlerfrei in das EKV-RLP eingelesen und dort verarbeitet werden können und
- ob die Rückmeldungen aus dem EKV-RLP zu den Dienststellen versendet, dort entschlüsselt, eingelesen und verarbeitet werden können.
Hierzu einige Erläuterungen:
Im bisherigen Verfahren (HKR) werden die elektronischen Kassenanordnungen der Dienststellen per E-Mail verschlüsselt an einen Gateway gesendet. Dieser Gateway ist derzeit bei der Landeshochschulkasse. Von diesem Gateway werden die Kassenanordnungen –nach Prüfung der Signatur und der Dateistruktur- in das HKR-Verfahren eingelesen und können dann dort weiterverarbeitet werden. Vom HKR-Verfahren werden die aktuellen Stati der jeweiligen Kassenanordnungen an den Gateway gemeldet und von dort per Rückmeldedatei an die Dienststellen per E-Mail versendet.
Der bisherige Gateway wird nicht mehr mit den neuen EKV-RLP „kommunizieren“ können. Aus diesem Grund wurde den Landeskassen eine neue Version des Gateways (R2) ausgeliefert. Diese neue Version des Gateways (R2) wird im ersten Schritt eingeführt werden und dann zunächst mit dem noch im Einsatz befindlichen HKR-Verfahren „kommunizieren“. Die Installation des Gateways (R2) wird zunächst noch bei der Landeshochschulkasse Mainz notwendig sein.
Das neue Kassenverfahren EKV-RLP wird zentral auf einem Server bei der Oberfinanzdirektion (OFD) in Koblenz betrieben werden. Gleichfalls wird der Gateway (R2), der dann mit dem EKV-RLP kommunizieren muss, zentral auf einem Server bei der OFD betrieben werden.
Zu Durchführung der notwendigen Tests wurde bei der OFD Koblenz ein entsprechendes Testszenario –u.a. auch für die Landeshochschulkasse Mainz- aufgebaut. Dieses Testszenario sieht zu Beginn als aktuelles Haushaltsjahr das Jahr 2012 vor. Es ist beabsichtigt, dieses Szenario auch nach der Umstellung auf das neue Kassenverfahren weiter vorzuhalten, um damit künftig notwendige Tests (Updates bei den Vorverfahren MACH und HIS, Umstellung auf SEPA-Zahlungen etc.) dort durchführen zu können. Im Gegensatz zur bisherigen Testumgebung kann hier jeweils am Jahresende eine Überleitung in das neue Haushaltsjahr erfolgen. Diese Testumgebung würde dann auch die bisherige Testumgebung im HKR-Verfahren (hier gibt es noch eine Testumgebung im Haushaltsjahr 2002) ablösen.
An der Schnittstelle zum IRMA-Verfahren, im besonderen an der Struktur der Anordnungs- und Rückmeldedateien sind keine Änderungen vorgesehen, so dass wir derzeit davon ausgehen können, dass durch die beabsichtigte Umstellung auf das neue Verfahren keine Anpassungsprogrammierung bei den der LHSK angeschlossenen Verfahren der Firmen MACH und HIS notwendig sein werden.
Wir beabsichtigen, bei der Einführung des neuen Verfahrens in Zusammenarbeit mit den betroffenen Dienststellen in drei Schritten vorzugehen:
- Einführung des Gateways R2 im jetzigen HKR-Verfahren:
Wie bereits erläutert, wird zunächst im jetzigen HKR-Verfahren der neue Gateway R2 eingeführt werden. Hierzu ist schon eine Testumgebung eingerichtet, die mit der im HKR-Verfahren eingerichteten Testumgebung (Haushaltsjahr 2002) arbeiten kann. Hier beabsichtigen wir nur Tests mit der Universität Mainz (MACH-Dienststelle) und mit der Universität Trier (HIS-Dienststelle), da das Buchungssystem des HKR-Verfahrens weiterhin im Einsatz ist. Nach erfolgreichem Abschluss dieser Tests wird eine zeitnahe Einführung des Gateways (R2) beabsichtigt (April-Mai 2012). Sollte Ihre Dienststelle ebenfalls entsprechende Tests für notwendig erachten, bitten wir um eine entsprechende Information, damit diese noch vor der Umstellung erfolgen können.
- Ausführliche Tests im Testszenario des Gateway (R2) und des EKV-RLP auf dem Server der OFD Koblenz:
Hier halten wir es für notwendig, dass mit jeder Dienstelle, die nicht das IRMA-Verfahren des Landes Rheinland-Pfalz im Einsatz hat, entsprechende Tests durchgeführt werden. Diese Tests sollten alle Arten der Kassenanordnungen umfassen, die in der Software der Firmen MACH und HIS jeweils programmiert sind. Das Testszenario sieht aktuell das Haushaltsjahr 2012 als Arbeitsumgebung vor. Da die Testumgebung neu eingerichtet wird, erwartet der Gateway (R2) als erste Sendung von jeder Dienststelle die Dateinummer 1! Nähere Einzelheiten (z.B. E-Mail-Adresse des Gateway (R2) bei der OFD in Koblenz) liegen uns derzeit noch nicht vor, werden aber rechtzeitig von uns per E-Mail an die Leitungen der Haushaltsabteilungen kommuniziert werden.
- Umstellung des Produktivbetriebes auf das neue EKV-RLP mit Umzug des Gateway (2) und der aus dem HKR-System migrierten Bestandsdaten in das EKV-RLP auf die Server der OFD in Koblenz
Nach erfolgreichen Tests werden alle Landeskassen zu einem einheitlichen Termin das neue Kassenverfahren einführen. Der genaue Termin steht derzeit noch nicht fest und ist u.a. von den Testergebnissen abhängig.
Selbstverständlich ergehen hierzu nähere Informationen, sobald der Umstellungstermin festgelegt wurde.
Soweit Dienststellen das IRMA-Verfahren des Landes Rheinland-Pfalz nutzen, sind keine besonderen Tests mit der Landeshochschulkasse notwendig, da diese Tests zentral durch den Landesbetrieb Daten und Information durchgeführt werden.
Einige Dienststellen erhalten neben den Rückmeldungen über die IRMA-Schnittstelle des Gateways derzeit auch die täglichen Ist-Buchungen in einer CSV-Datei verschlüsselt täglich zugesandt. Dieser Service ist auch im neuen Kassenverfahren EKV-RLP vorgesehen. Allerdings ändert sich die Struktur dieser Datei. Eine entsprechende Beschreibung des künftigen Datensatzes mit Erläuterungen liegt diesem Schreiben zur Kenntnisnahme und ggf. weiteren Veranlassung bei. Sofern entsprechende Dateien zu Testzwecken zur Verfügung gestellt werden sollen, bitten wir um eine telefonische Information. Eine Bereitstellung entsprechender Testdateien ist bereits heute kurzfristig möglich.
Wir sind uns bewusst, dass es durch die Durchführung dieser Tests auch zu Mehrbelastungen bei den betroffenen Dienststellen kommen wird, bitten aber um Ihr Verständnis, da ohne die Durchführung entsprechender Qualitätstests nicht ausgeschlossen werden kann, dass es nach Einführung des neuen Kassenverfahrens zu Problemen in der Verarbeitung der Daten kommen könnte. Diese Gefahr wollen wir aber durch diese Tests minimieren bzw. sogar ganz ausschließen.
Bei Fragen zur diesem Themenkomplex wenden Sie sich bitte unmittelbar an den Leiter der Landeshochschulkasse Mainz, Herrn Krempel, Tel.: 06131/3936711, E-Mail: Krempel@uni-mainz.de
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