Grundsätzlich kann jede Einrichtung der JGU einen institutionellen Social-Media-Auftritt betreiben, der über das Portal „Digitale Dienste“ zu registrieren ist. Für nicht registrierte Social-Media-Kanäle bzw. für nicht beauftragte Mitarbeiter*innen wird seitens der Universität keine Haftung übernommen, sodass die Betreiber ggf. persönlich haftbar gemacht werden können.

Die Social-Media-Registrierung umfasst die Bestätigung der zentralen Social-Media-Guidelines der JGU sowie die Bestätigung der ausschließlich dienstlichen Nutzung von Social Media.

Registrierte institutionelle Kanäle werden durch das Referat Kommunikation und Medien im Dezernat COM auf einer zentralen Überblicksseite gelistet und können so auch in der Kommunikation berücksichtigt werden.

Auf das Portal „Digitale Dienste“ können alle Personen zugreifen, die über einen Eintrag im Identitätsmanagementsystem (IdM) der JGU verfügen.

Die Social-Media-Registrierung inkl. Rahmenbeauftragung von Mitarbeiter*innen sollte durch eine*n dauerhaft beschäftigte*n Vorgesetzte*n mit Personalverantwortung (z.B. GL-Ebene) erfolgen.

Unter „Daten“ > „Social Media“ sind Sie alle bereits im JGU-Verzeichnis registrierten Social-Media-Kanäle gelistet, ggf. inklusive Löschhinweis. Hier können Sie vor Registrierung bzw. Löschung eines Kanals prüfen, ob der Kanal, den Sie registrieren bzw. löschen möchten, bereits anderweitig angemeldet oder ggf. gelöscht wurde.

Loggen Sie sich bitte im Portal „Digitale Dienste“ mit Ihrem JGU-Login ein.

Klicken Sie oben links auf „+“.

Wählen Sie unter „Allgemein“ die Schaltfläche „Social-Media-Kanal registrieren / löschen“ aus.

Wählen Sie bei „Art des Antrags“ die Option „Ich möchte einen neuen Kanal registrieren.“ aus.

Füllen Sie das Formular weiter aus und bestätigen Sie bitte die beiden Checkboxes am Ende des Formulars. Damit bestätigen Sie, dass Sie die zentralen Social-Media-Guidelines der JGU, die dort auch als Download zur Verfügung stehen, zur Kenntnis genommen haben und dass Sie den o.g. Kanal nur für dienstliche Zwecke nutzen.

Klicken Sie oben links auf den grünen Button „Senden“.

Der eben registrierte Social-Media-Kanal ist im Anschluss unter „Daten“ > „Social Media“ gelistet; ggf. müssen Sie die Seite mit „F5“ aktualisieren.

Der registrierte Social-Media-Kanal (außer X) wird zeitnah auf der zentralen JGU-Überblicksseite online gelistet.

Loggen Sie sich bitte im Portal „Digitale Dienste“ mit Ihrem JGU-Login ein.

Klicken Sie oben links auf „+“.

Wählen Sie unter „Allgemein“ die Schaltfläche „Social-Media-Kanal registrieren / löschen“ aus.

Wählen Sie bei „Art des Antrags“ die Option „Ich möchte einen registrierten Kanal löschen.“ aus

In der Folge werden Ihnen die Kanäle angezeigt, die Sie für Ihre Einrichtung registriert haben. Wählen Sie bitte per Mausklick den Kanal aus, der gelöscht werden soll, und klicken Sie oben links auf den grünen Button „Senden“.

Wenn Sie die Seite, die sich dann öffnet, mit „F5“ aktualisieren, sollte bei dem eben gelöschten Kanal in der Spalte „Kanal ist gelöscht“ die Bestätigung „ja“ stehen.

Der Kanal wird zeitnah von der zentralen JGU-Überblicksseite gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass sich dieser Lösch-Antrag nur auf die JGU-Überblicksseite bezieht. Sie müssen den Social-Media-Kanal natürlich auch beim jeweiligen Netzwerk (Facebook, Instagram etc.) löschen.

Mit einer Rahmenbeauftragung für Social Media erhalten Mitarbeiter*innen durch ihre*n Vorgesetzte*n die offizielle Beauftragung zur Nutzung von sozialen Medien im Rahmen ihrer Dienstaufgaben und im dienstlichen Interesse.

Personen, die im Rahmen der Wissenschaftsfreiheit handeln, sind diesbezüglich eigenverantwortlich und bedürfen keiner Beauftragung.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Social-Media-Guidelines der JGU.

Als Vorgesetzte*r mit Personalverantwortung können Sie Mitarbeiter*innen eine Rahmenbeauftragung für einzelne Social-Media-Kanäle erteilen – und auch entziehen (s. unten).

Loggen Sie sich bitte im Portal „Digitale Dienste“ mit Ihrem JGU-Login ein.

Klicken Sie oben links auf „+“.

Wählen Sie „Rahmenbeauftragung für Social-Media-Kanäle“ aus.

Wählen Sie unter „Art des Antrags“ die Option „Rahmenbeauftragung erteilen“ aus.

Wählen Sie im nächsten Feld aus, wem Sie eine Rahmenbeauftragung erteilen möchten. Hinterlegt sind aktuell alle Personeneinträge des IdM. Bitte beachten Sie, dass die Einträge in dieser Liste nicht nach „Nachname, Vorname“ sortiert sind, sondern nach Benutzernamen (in Klammern).

Wählen Sie per Checkbox den Kanal bzw. die Kanäle aus, für die Sie der o.g. Person eine Rahmenbeauftragung erteilen möchten.

Beschreiben Sie im Freitextfeld die konkreten Social-Media-Tätigkeiten der beauftragten Person für den genannten Kanal bzw. die genannten Kanäle.

Klicken Sie oben links auf den grünen Button „Senden“.

Den Vorgang „Rahmenbeauftragung für Social-Media-Kanäle“ finden Sie im Anschluss unter „Bearbeitet“. Sobald die beauftragte Person die Rahmenbeauftragung bestätigt hat, finden Sie den Vorgang auch unter „Daten“ und „Rahmenbeauftragung für Social Media“.

Falls Sie einer Person, die nicht im IdM geführt wird, eine Rahmenbeauftragung erteilen möchten, nutzen Sie bitte den entsprechenden Vordruck in den Social-Media-Guidelines.

Wird Ihnen durch Ihre*n Vorgesetzte*n eine Rahmenbeauftragung für die dienstliche Nutzung von Social Media erteilt, erhalten Sie eine Info-Mail mit Link zum Vorgang. Folgen Sie bitte diesem „Link zum Dialog“.

Alternativ finden Sie als beauftragte Person nach Ihrem Login ins Portal „Digitale Dienste“ unter „Eingang“ einen Vorgang mit Bezeichnung „Bestätigung der Beauftragung“. Klicken Sie diesen Vorgang an, öffnet sich eine neue Seite. Hier sehen Sie, wer Ihnen für welchen Kanal und welche Tätigkeiten eine Rahmenbeauftragung erteilt hat.

Bitte bestätigen Sie über die beiden Checkboxes am Ende des Formulars, dass Sie die zentralen Social-Media-Guidelines der JGU, die dort auch als Download zur Verfügung stehen, zur Kenntnis genommen haben und den o.g. Kanal nur für dienstliche Zwecke nutzen.

Klicken Sie oben links auf den grünen Button „Senden“.

Ihre Rahmenbeauftragung ist im Anschluss unter „Daten“ und „Rahmenbeauftragung für Social Media“ gespeichert.

Als Vorgesetzte*r mit Personalverantwortung können Sie Mitarbeiter*innen zuvor erteilte Rahmenbeauftragungen für Social Media auch wieder entziehen, etwa beim Wechsel des Aufgabenfelds oder Ausscheiden aus der JGU.

Loggen Sie sich bitte im Portal „Digitale Dienste“ mit Ihrem JGU-Login ein.

Klicken Sie oben links auf „+“.

Wählen Sie „Rahmenbeauftragung für Social-Media-Kanäle“ aus.

Wählen Sie unter „Art des Antrags“ die Option „Bestehende Rahmenbeauftragung zurücknehmen“ aus.

Wählen Sie aus der angezeigten Liste per Checkbox aus, wem Sie die Rahmenbeauftragung für welchen Kanal entziehen möchten.

Klicken Sie oben links auf den grünen Button „Senden“.

Die Person, der die Rahmenbeauftragung entzogen wurde, wird per E-Mail über den Vorgang informiert.

Aktuell ist keine Übertragung Ihrer Einträge auf eine andere Person möglich. Melden Sie sich in diesem speziellen Fall bitte beim Referat Kommunikation und Medien im Dezernat COM, um das weitere Vorgehen zu besprechen.